ACUERDO GUBERNATIVO
30-2005
Guatemala, 27
de enero del 2005
EL PRESIDENTE DE LA
REPÚBLICA,
CONSIDERANDO:
Que para reordenar el
funcionamiento de los Registros de la Propiedad se hace necesaria la emisión de
un nuevo reglamento que desarrolle el contenido del Libro IV del Código Civil y
que contenga, además, disposiciones que permitan aplicar la mejor tecnología.
CONSIDERANDO:
Que es conveniente
crear una Comisión Nacional Registral para coadyuvar a obtener una óptima
administración de los Registros de la Propiedad y asegurar que se realicen en
los mismos las convenientes inversiones para su modernización, la conservación
de los documentos históricos y la certeza jurídica.
POR TANTO,
En ejercicio de la
facultad que le confiere el artículo 183, inciso e) de la Constitución Política
de la República de Guatemala,
ACUERDA:
Emitir el
REGLAMENTO DE LOS REGISTROS
DE LA PROPIEDAD
TÍTULO I
CAPÍTULO I
De los Registros
Artículo 1.- El presente
reglamento tiene por objeto regular la forma en que los Registros de la
Propiedad desarrollarán las actividades y prestarán los servicios que, conforme
a la ley, les corresponde; se organizan, funcionan y rigen por la Constitución Política
de la República de Guatemala, el Código Civil, las disposiciones especiales de
otras leyes, el presente reglamento y otros acuerdos.
Artículo 2.- En las
operaciones registrales se utilizará el sistema del folio real, ya sea que
éstas se hagan en forma manual, por medios electrónicos o similares.
Artículo 3.- Además de los
libros ordenados por el Código Civil, los Registros de la Propiedad llevarán los
siguientes:
1.
De prendas: común, agraria, ganadera,
agrícola-industrial y de bienes muebles;
2.
De Propiedad Horizontal;
3.
De inscripciones especiales;
4.
De vehículos motorizados;
5.
De naves y aeronaves;
6.
De minas;
7.
De concesiones otorgadas por el Estado para la
explotación de cualquier recurso natural renovable o no renovable;
8.
De avisos notariales de testamentos y
donaciones por causa de muerte;
9.
Libro de entrega de documentos; y,
10.
Cualquier otro que sea necesario para el buen
funcionamiento de la institución.
Artículo 4.- Todos los
libros que se lleven en los Registros, serán rayados y foliados de manera
uniforme. Cuando éstos se lleven en forma electrónica o similar, deberán
cumplir los mismos requisitos en cuanto a su uniformidad, inalterabilidad,
seguridad y certeza jurídica, así como su publicidad por los medios idóneos.
Artículo 5.- Un juez de
primera instancia del ramo civil del departamento en donde tenga su asiento el
Registro, autorizará los libros, rubricando todas la hojas. En el reverso de la
primera hoja de cada libro se extenderá razón que exprese las hojas que el
libro contenga, la que será firmada por el juez y por el registrador y se
estampará el sello de ambos.
Cuando las operaciones
se hagan en forma electrónica deberá contemplarse un sistema de respaldo
mediante los métodos más modernos que existan en el mercado, que asegure la accesibilidad
de la información y la continuidad de las operaciones normales del Registro ante
cualquier contingencia.
Artículo 6.- El derecho de
prioridad se establece por medio del libro de entrega de documentos, cuyo ingreso
se consignará en riguroso orden cronológico, anotándose como mínimo: el número de
orden de ingreso del documento, el nombre del presentante, la hora exacta y
fecha de entrega.
Si el documento es rechazado
para su inscripción se perderá la prioridad, salvo que el mismo sea
injustificado y así lo resuelva un Juez de Primera Instancia.
En caso de documentos
suspendidos, la prioridad se perderá al retirar el documento del Registro, a
menos que el interesado haya solicitado inscripción provisional al momento de su
presentación.
Artículo 7.- En los procesos
de traslado de la información de los libros físicos a medios electrónicos, los
bienes inscritos en el Registro conservarán el mismo número de finca, folio y
libro. Al inicio de la información electrónica se asentará, en el dominio, una
inscripción que contendrá el estado de conservación de dicho bien, el cual
resultará de todas las inscripciones vigentes. Esta conservación o
consolidación no interrumpirá la numeración ordinal de las inscripciones de
dominio.
Cuando en la
conservación se consignen datos erróneos relativos a los titulares o al
inmueble, aquéllos deberán ser rectificados de oficio al momento de
evidenciarse el error, por el operador que motivó el mismo o por quien, en su
defecto, Secretaría General designe. Lo anterior, siempre que no se hayan
adquirido derechos, por parte de tercero, sustentándose en los datos de la
conservación, en cuyo caso las partes deberán atenerse a lo que contempla el
artículo 1245 del Código Civil.
CAPÍTULO II
Registro de Bienes
Inmuebles
Artículo 8.- En el libro de
inscripciones de inmuebles, cada folio contendrá dos planas: en la primera se
asentarán las inscripciones de dominio y demás derechos reales, las
desmembraciones, las anotaciones preventivas y las correspondientes
cancelaciones. En la segunda plana se asentarán los gravámenes, las anotaciones
preventivas sobre los mismos y las correspondientes cancelaciones.
Los Registradores, para
cumplir con la actualización de los datos de las fincas registradas, de
conformidad con el artículo 1178 del Código Civil, deberán establecer, mediante
los mecanismos técnicos más modernos, un sistema que permita mantener los datos
actualizados de una finca para poder acceder a los mismos de manera eficiente.
Lo anterior, una vez existan los mecanismos y condiciones necesarias para
garantizar la certeza jurídica de los datos.
Artículo 9.- Las
inscripciones, anotaciones y cancelaciones se asentarán una a continuación de
otra e irán firmadas y selladas por el registrador. Se usará numeración ordinal
para identificar las inscripciones de dominio y de gravámenes; las anotaciones
y sus cancelaciones se identificarán en orden alfabético. En ambos casos deberá
respetarse el orden cronológico de presentación.
Artículo 10.- En las razones
de modificaciones o rectificaciones de una inscripción se hará referencia al
número o letra de la inscripción, anotación o cancelación a que se refieran.
Artículo 11.- Los bienes que
se inscriban por primera vez, se identificarán con el número, folio y libro que
les corresponda al momento de hacer la inscripción. Si la misma es manual, al
agotarse el folio de papel correspondiente se pondrá referencia a cuál folio y
libro pasa.
Artículo 12.- Como mínimo se
abrirá un libro para cada departamento. En cuanto a los otros bienes y actos
sujetos a inscripción se abrirán los libros que sean necesarios. Cuando se
trate de libros electrónicos, para efectos de orden, serán de quinientos
folios.
CAPÍTULO III
Registro de Bienes
Muebles
Artículo 13.- En la
inscripción de los bienes muebles se consignarán, como mínimo, el número de
serie, modelo y marca. Podrá agregarse otro dato que facilite su diferenciación
con los demás de un mismo género o especie.
Artículo 14.- Para la
inscripción de un bien mueble identificable, el documento correspondiente,
además de los requisitos de forma y fondo dispuestos por el Código de Notariado
u otras leyes que fueren aplicables, contendrá:
1.
Descripción completa del bien que se pretende
inscribir.
2.
Valor estimado del bien y nombre de la persona
de la que se adquirió.
3.
Los gravámenes que pesen sobre el bien.
4.
Declaración jurada del interesado indicando que
el bien mueble no se encuentra inscrito, cuando sea el caso y la advertencia
del notario respecto al delito de perjurio.
Artículo 15.- La primera
inscripción de los bienes muebles identificables se hará en el Registro de la
jurisdicción que corresponda, según el lugar en que se celebró el contrato.
Artículo 16.- En los libros
de inscripciones de prenda, cada folio contendrá una plana en la que se
asentará la inscripción de la prenda y sus cancelaciones y los demás actos que
le afecten.
Artículo 17. Los folios de
los demás libros del Registro contendrán las columnas necesarias para cumplir
las funciones para las que han sido habilitados.
CAPÍTULO IV
Del Trámite de los
Documentos
Artículo 18.- Corresponde a
la Secretaría General darle ingreso a los documentos para su trámite y, agotado
el mismo, devolverlos a los interesados.
Artículo 19.- Al recibir un
documento se marcará en el mismo, utilizando el método que cada Registro estime
conveniente, la fecha y hora exacta de su recepción y el número que
corresponda; igual cosa se hará en el duplicado. A continuación, se hará la
inscripción en el libro de entrega de documentos.
La Comisión Nacional
Registral determinará la fecha a partir de la cual, en cada Registro, ya no se
requerirá de la presentación de duplicados. Para resguardo de la información se
tomará una copia electrónica escaneándola del documento original, la que
quedará archivada en el sistema de cómputo.
Diariamente se harán
copias de respaldo de las inscripciones efectuadas y de los documentos
escaneados. Al final de la semana deberá efectuarse otra copia de respaldo.
Dichas copias deberán entregarse a la Secretaría General. La última copia de
respaldo de cada mes se enviará y se guardará en las bóvedas del Banco de
Guatemala u otro banco del sistema, quienes serán responsables de su resguardo.
Artículo 20.- A la persona
que presente un documento se le entregará un recibo en el que se hará constar
el número que se le asignó y la cantidad depositada a cuenta de honorarios. El
duplicado de este recibo quedará en poder del Departamento de Contabilidad del
Registro.
Artículo 21.- El Secretario General
hará la separación de los documentos, atendiendo el asunto de que se trate y
procederá al reparto de los mismos entre los operadores y certificadores,
anotando en el libro de entregas la clave que corresponda a cada quien, para
que se operen en el orden de ingreso.
Los Registradores
podrán establecer diferentes categorías de documentos para los efectos de
reparto, debiendo, en cada una de ellas, ser distribuidos de conformidad con el
orden cronológico del ingreso de cada documento, quedando facultados para
establecer el reparto en forma electrónica, guardando siempre el principio de
prioridad dentro de cada categoría.
Artículo 22.- Los operadores
recibirán los documentos por conocimiento y serán responsables, ante el
Registrador, de su custodia, de los timbres, papel sellado y demás atestados
que contengan. Cuando se utilice la forma electrónica para operar, la
Secretaría conservará el documento original.
Artículo 23.- Cada
Registrador establecerá, mediante acuerdo, el momento en que el reparto a los
operadores se haga remitiendo los documentos en forma electrónica a la pantalla
que a cada uno se le asigne; una vez efectuada la operación, suspendido o
rechazado el documento, el operador emitirá la razón correspondiente que
remitirá a la Secretaría, por el mismo medio electrónico, para ser agregada al
documento original.
Artículo 24.- El Departamento
de Contabilidad recibirá los documentos operados, las certificaciones y
cualquier otro documento que cause honorarios, para su debido control contable.
El Contador General
responderá ante el Registrador de los timbres, papel sellado y demás atestados
que contengan los documentos que estén bajo su custodia.
Artículo 25.- Firmadas por
cualesquiera de los Registradores las razones de inscripción, suspensión o
rechazo de los documentos, se trasladarán a la Secretaría General para su
clasificación y entrega a los interesados.
Los Registradores,
tanto del Registro General como del Segundo Registro, quedan facultados para
firmar las razones de los títulos presentados para su inscripción en ambos
Registros.
Cada Registro podrá
establecer subsedes en diferentes departamentos del país. En el caso de que los
servicios se presten por los medios informáticos, el Registrador podrá nombrar
a un Registrador Auxiliar responsable en cada subsede para que, una vez
inscrita, suspendida o rechazada la operación, pueda certificar en la razón del
título original, para los efectos del
Artículo 1129 del Código Civil, la firma
del Registrador o Registrador Auxiliar que haya suscrito la inscripción
electrónica en el Registro sede.
TÍTULO II
CAPÍTULO ÚNICO
De la Organización
Administrativa del Registro
Artículo 26.- Para los
efectos administrativos, cada Registro contará con un Secretario General, un
Departamento de Contabilidad, un Departamento de Tesorería, Auditoría Interna y
el personal de apoyo que sea necesario, cuyo régimen y funciones se fijarán en
el reglamento que para el efecto deberá emitirse por conducto del Ministerio de
Gobernación y a propuesta del Registrador.
Artículo 27.- Los
Registradores, en su respectivo Registro, regirán todas y cada una de las
relaciones internas de la Institución y tendrán a su cargo el nombramiento y
remoción del personal que sea necesario.
Artículo 28.- El Secretario
General deberá ser Abogado y Notario y colegiado activo. Tendrá las funciones
de dirigir y coordinar el trámite y operación de los documentos que ingresen al
Registro, las que consten en este Reglamento y las demás que le asigne el
Registrador.
Artículo 29.- El Contador de
cada Registro deberá ser Contador Público y Auditor, colegiado activo, con un
mínimo de cinco años de experiencia; será nombrado por el respectivo
Registrador y será el responsable del control contable de los documentos
operados y de las certificaciones expedidas, así como del manejo de la
contabilidad general del Registro; deberá rendir informe mensual de la
ejecución del presupuesto al Registrador.
Artículo 30.- El Tesorero es
el encargado de efectuar los pagos que corresponda hacer a los Registros. Será
nombrado por el Registrador, siendo necesario que, como mínimo, posea el título
de Perito Contador.
Artículo 31.- Los operadores
serán responsables, en el proceso de inscripción de documentos, de observar
que, en cada caso, se llenen los requisitos de ley. Cuando se contrate un nuevo
operador, los Registradores darán preferencia a personas con título de notario,
especialmente si tienen experiencia en temas registrales.
TÍTULO III
CAPÍTULO I
Comisión Nacional
Registral
Artículo 32.- (Comisión Nacional Registral.) Se crea la Comisión
Nacional Registral como órgano de alto nivel de los Registros, la cual se integrará
en la forma siguiente:
a.
El Registrador General de la Propiedad, quien
la presidirá;
b.
El Registrador del Segundo Registro;
c.
Tres miembros designados a propuesta de la
Junta Directiva del Colegio de Abogados y Notarios de Guatemala;
d.
Tres miembros designados a propuesta de la
Junta Directiva del Instituto Guatemalteco de Derecho Notarial.
Para ser miembro
designado de la Comisión se requiere la calidad de notario colegiado activo con
un mínimo de quince años de ejercicio, ser de reconocida honorabilidad y
prestigio profesional.
Las Juntas Directivas
de los órganos colegiados individualizados en las literales "c" y
"d" designarán, por cada titular, un suplente, quien podrá asistir a
las sesiones con voz, pero sin voto.
El Registrador General
será sustituido por el Registrador Sustituto, quien asistirá a las sesiones en
la misma forma que los otros suplentes. Cuando éste actúe como titular,
presidirá las reuniones de la Comisión.
A falta del Registrador
General y del Registrador Sustituto, presidirán la Comisión los miembros
designados por los órganos colegiados en el orden de su nombramiento. En caso
de haber sido nombrados en la misma fecha, presidirá, de estos últimos, quien
tenga mayor tiempo de ejercicio profesional.
Artículo 33.- Designación. Los integrantes de la comisión serán nombrados
por el Presidente de la República, a propuesta de las entidades gremiales
nominadoras que indica el artículo anterior. Si por cualquier circunstancia uno
o varios de los propuestos no fueren nombrados por el Presidente, tales
entidades harán una nueva propuesta. La designación se hará por Acuerdo Gubernativo
y, aún vencido el período para el que fueron nombrados, continuarán actuando
válidamente, hasta que tomen posesión quienes deban sustituirlos. Los
integrantes de la comisión podrán ser reelectos.
Artículo 34.-
Duración de la Comisión y de los Cargos. La Comisión Nacional
Registral tendrá carácter permanente. Los miembros de la Comisión serán
electos, a excepción de lo que se indica en el párrafo siguiente, por un
período de cinco años.
La primera nominación
que el Presidente de la República haga de miembros propuestos por la Junta
Directiva del Instituto Guatemalteco de Derecho Notarial, será por un período
de dos años y medio; la de los miembros propuestos por la Junta Directiva del Colegio
de Abogados y Notarios de Guatemala, será por un período de cinco años.
Los miembros de la
Comisión irán renovándose conforme venza el período al cual fueron electos
conforme el párrafo anterior, por períodos de cinco años. Serán propuestos por
la Junta Directiva de la entidad a la que representan directamente al
Presidente de la República, quien aceptará a los candidatos propuestos en la
forma anteriormente señalada.
Artículo 35.- Decisiones. Las
resoluciones de la comisión se adoptarán, preferentemente, por consenso. Cuando
sea necesaria la votación, se resolverá con el voto de la mayoría absoluta de
sus miembros. En caso de empate, quien la presida tendrá doble voto.
Artículo 36.-
Sesiones. La
comisión celebrará, por lo menos, dos sesiones al mes, pero podrá acordar
realizarlas con mayor frecuencia, si lo estima pertinente. Sin embargo, si sus
integrantes devengaran dietas, no podrán pagarse por más de cuatro sesiones al
mes. En todo caso, quienes trabajen para alguno de los Registros no podrán devengar
dieta alguna.
Artículo 37.-
Convocatoria. La convocatoria a sesiones la hará el Presidente de la
misma o tres de sus miembros titulares. En la agenda de las sesiones se
incluirán el o los puntos que proponga cualesquiera de sus integrantes.
Artículo 38.-
Competencia. La
comisión ejercerá sus funciones y tendrá competencia en los Registros de la
Propiedad.
Cuando se estime
conveniente, la Comisión podrá invitar a participar en sus sesiones a cualquier
profesional, funcionario o empleado de instituciones públicas o privadas que
puedan aportar recomendaciones útiles para los temas que se traten.
Artículo 39.- Fines. La
Comisión velará por el mejoramiento y modernización de los servicios que
prestan los Registros; en especial alcanzar y mantener la certeza jurídica
propia de sus funciones. En tal sentido deberá:
1.
Recopilar los estudios y propuestas cuyo objetivo
sea la modernización y funcionalidad de los Registros y velar por la ejecución
de los que estime pertinentes. También podrá solicitar otros estudios y
propuestas;
2.
Recomendar criterios que tiendan a: facilitar
los trámites a los usuarios, agilizar las labores regístrales, mejorar los
procedimientos de inscripción y tecnificar las funciones operativas;
3.
Aprobar los proyectos de presupuestos que
sometan a su consideración los Registradores, supervisar y aprobar su
correspondiente ejecución;
4.
Aprobar los proyectos de modernización
tecnológica, de resguardo de los libros físicos o de modernización, en general,
que sean sometidos a su conocimiento por los Registradores, a cargo de los
fondos que este Reglamento destina para estos fines;
5.
Conocer y aprobar cualquier modificación a los
aranceles de los Registros, previo a someterla al Presidente de la República,
tomando en cuenta que se trata de la prestación de un servicio;
6.
Promover e impulsar programas, estudios,
análisis y cuanto sea necesario, en coordinación con el Registrador General de
la Propiedad, para obtener la unificación y coordinación de los registros
públicos del país, especialmente en el campo de la tecnología, presentando las
propuestas que estime convenientes;
7.
Designar y aprobar la contratación, cada año,
de la persona o entidad que deberá
efectuar la Auditoría Externa de la Contabilidad de los Registros de la
Propiedad, dictarle los parámetros bajo los cuales deberá rendirla y recibir de
ésta, en forma directa, los resultados y recomendaciones que sean del caso;
8.
Aprobar sistema que aseguren el resguardo de la
información electrónica conforme la tecnología evolucione y contemple métodos
que hoy no existen, designar y aprobar las auditorias de procesos de riesgo que
estime convenientes; y,
9.
Elaborar, anualmente, su memoria de labores.
“Artículo 40.
(Reformado por el artículo 1 del Acuerdo Gubernativo No. 160-2005).
Modernización de los Registros. Del monto total de los honorarios que ingresen
a los Registros, deberá destinarse el porcentaje que establezca el Arancel
General para constituir un fondo que exclusivamente se utilizará para el financiamiento de inversiones e
infraestructura necesarias para su modernización; resguardo y conservación de
los libros físicos; estudios, evaluaciones e instalación de nuevas tecnologías,
adquisición, mantenimiento, actualización y renovación de equipo, sistemas,
programas, licencias de operación y aplicaciones técnicas idóneas para promover,
preservar y mantener con tecnología de punta el óptimo funcionamiento y la
prestación de servicios de los Registros y, asimismo, para cualquier actividad
conexa, necesaria o complementaria de las anteriores.
Tales recursos
constituirán fondos privativos que deberán depositarse diariamente en su
totalidad en las cuentas que se aperturen para el efecto en cualquier banco del
sistema. Cada Registro, de manera independiente, los contabilizará,
administrará y destinará para su modernización. De estos recursos sólo se podrá
disponer previa autorización de la Comisión Nacional Registral.”
““Artículo 40
BIS. (Adicionado por el artículo 2 del Acuerdo Gubernativo No. 160-2005). Los fondos privativos que fueron
depositados en los bancos del sistema por los Registros de la Propiedad durante
la vigencia del Acuerdo Gubernativo 29-2005 de fecha 27 de enero de 2005, así
como los que provengan como consecuencia de lo dispuesto por el artículo 4 del
Acuerdo Gubernativo 84-2005 de fecha 14 de marzo de 2005, se destinarán y
manejarán en la forma establecida por el artículo 40 de este Reglamento.”
Artículo 41.- Dietas. Los miembros de la Comisión Nacional Registral devengarán
las dietas que se establezcan al aprobarse los presupuestos anuales.
Artículo 42.-
Transitorio. Mientras
se nombra la Comisión Nacional Registral, el Registrador General de la
Propiedad asumirá sus funciones.
Artículo 43.- Se deroga el
Acuerdo Gubernativo 359-87 de fecha 13 de mayo de 1,987.
Artículo 44.- El presente
Acuerdo empezará a regir ocho días después de su publicación en el Diario de
Centro América
COMUNÍQUESE.
OSCAR BERGER
Carlos Vielman Montes
Ministro de Gobernación
Lic. Jorge Raúl
Arroyave Reyes
Secretario General De la Presidencia de la República
