EL PROTOCOLO

EL PROTOCOLO

Definición:

Es la colección ordenada de las escrituras matrices, de las actas de protocolación, razones de legalización de firmas y documentos que el Notario registra de conformidad con esta Ley  y la transcripción del acta de testamento común cerrado. Art. 8 Código Notariado y 962 CC. 

Apertura. El protocolo se abre con el primer instrumento que el Notario autorice, la cual llevara siempre el número UNO, la que principiara en la primera línea del folio inicial. Art. 12 CN.

 Contenido. El protocolo del notario contendrá:

Las escrituras públicas o escrituras matrices

Las actas de protocolización

Las razones de legalización de firmas art. 8 CN

La transcripción del acta de testamento común cerrado, art. 962 CC

Razón de cierre,

Índice; y

Atestados 

Formalidades: (art. 13 CN)

El protocolo deben llenarse las formalidades siguientes:

1. Los instrumentos públicos se redactarán en español y se escribirán a máquina o a mano, de manera legible y sin abreviaturas.

2. Los instrumentos llevarán numeración cardinal, y se escribirán uno a continuación de otro, por riguroso orden de fechas y dejando de instrumento a instrumento, sólo el espacio necesario para las firmas.

3. El protocolo llevará foliación cardinal, escrita en cifras.

4. En el cuerpo del instrumento, las fechas, números o cantidades, se expresarán con letras. En caso de discrepancia entre lo escrito en letras y cifras, se estará a lo expresado en letras.

5. Los documentos que deban insertarse o las partes conducentes que se transcriban, se copiarán textualmente.

6. La numeración fiscal del papel sellado no podrá interrumpirse más que para la intercalación de documentos que se protocolen; o en el caso de que notario hubiere terminado la serie,

7. Los espacios en blanco que permitan intercalaciones se llenarán con una línea antes de que sea firmado el instrumento.

Cierre (art. 12 Código de Notariado)

El protocolo se cerrará cada año el 31 de diciembre, o antes, si el Notario dejare de cartular.

El cierre es mediante una razón notarial, la cual debe contener: la fecha, el número total de instrumentos autorizados, indicando cuántos de ellos son escrituras públicas, en número de actas de protocolización, de razones de legalización, el número de escrituras canceladas, si lo hubieran; así como el total de folios utilizados; observaciones si fueran necesarias y la firma del notario.

Ejemplo:

RAZÓN DE CIERRE. En la ciudad de Guatemala, el treinta y uno de diciembre de dos mil dieciséis, procedo a cerrar el Registro Notarial a mi cargo; el cual contiene diez instrumentos públicos, de los cuales siete son escrituras públicas, un acta de protocolación, una razón de legalización de firmas y una escritura pública cancelada. Dicho protocolo constas de quince folios.

Firma del Notario

Índice: (art. 15 CN) El índice se elabora en papel bond

Columnas que debe contener el índice:

1. El número de orden del instrumento.

2. El lugar y fecha de su otorgamiento.

3. Los nombres de los otorgantes.

4. El objeto del instrumento.

5. El folio en que principia.

Impuesto: 50 Centavos por hoja, Art. 5 numeral 6 Ley de Timbres Fiscales

Ejemplo:

ÍNDICE Del Registro Notarial del Notario Samuel Isaí Cancinos Morales, correspondiente al año dos mil dieciséis (2016)
No.	Lugar y fecha	Otorgantes	Objeto	Folio en que inicia
1	Guatemala, 5 de septiembre	Juan Antonio González Anavisca y Telma Esperanza Mayen	Compraventa	1
2	Guatemala, 2 de octubre	Eugenia Ubeda y Allan Márquez	Arrendamiento	2
3	Guatemala, 10 de noviembre	Escritura pública Cancelada		4 R
4	Guatemala, 25 de noviembre	Samuel Isaí Cancinos Morales	Protocolización de Acta de Matrimonio	4 R
5	Guatemala, 15 de diciembre	Samuel Isaí Cancinos Morales	Razón de legalización de firmas	5
Únicamente autorice los instrumentos públicos indicados en el presente índice, el cual extiendo, sello y firmo en esta hoja de papel bond tamaño oficio. En el municipio de Guatemala departamento de Guatemala, el treinta y uno de diciembre del año dos mil dieciséis………………………………………..

 

Atestados (art. 17 CN)

Son los documentos que el Notario agrega al final de su protocolo y tienen relación con los instrumentos autorizados.

Atestados obligatorios, según la ley:

1- Comprobante de pago de apertura de protocolo, art. 11 y 17 CN

2- Certificación de acta de enmienda del protocolo, art. 96 CN

3- Copia del acta de inventario, art. 563 CPCyM

Otros atestados:

Constancia de entrega de testimonio especial. Art. 37 CN.

Constancia de entrega de testimonio del índice. Art. 92 CN.

Copias de los avisos. Art. 38 y 43 Ley del UISI

Constancia de salud de los contrayentes en un matrimonio. Art. 97 CC.

Copia de documento personal de identificación de los comparecientes.

Empastado: (art. 18 CN) Dentro de los 30 días siguientes al cierre del protocolo el Notario debe mandar a empastar su protocolo.

Depósito: (art. 27 CN) El Notario no es propietario del protocolo, solamente es depositario, según la ley.

Clases de depósito

1- Por ausencia del país por tiempo menor de 1 año.

2- Por ausencia del país por +1 año

3- Por inhabilitación.

4- Por entrega voluntaria

5- Por fallecimiento

Reposición, inspección y revisión:

Reposición, art. 90 CN

Circunstancia que se da cuando se pierde, destruye o deteriora el protocolo.

Al enterarse el notario de esta circunstancia dará aviso al juez de Primera Instancia de su domicilio para los efectos de la reposición.

Caso: Un Notario por descuido vota una hoja de papel sellado especial para protocolos en el agua, la cual se deshace en su totalidad. ¿Qué procede, la reposición o la enmienda del protocolo? 

Inspección y revisión (art. 84 y 85 CN)

Esta tiene por objeto comprobar si en el protocolo se han llenado los requisitos formales establecidos en la ley, el notario, está obligado a presentar el protocolo y sus comprobantes, debiéndose practicar la inspección en su presencia.

Clases de inspección y revisión:

1- Ordinaria. Se hará cada año Art. 84 y 86 CN.

2- Extraordinaria: se hace por orden de la Corte Suprema de Justicia

3- Especial: Es por averiguación de delito. Art. 19 al 21 y 81 numeral 2 CN.

Esta tiene por objeto comprobar si en el protocolo se han llenado los requisitos formales establecidos en la ley, el notario, está obligado a presentar el protocolo y sus comprobantes, debiéndose practicar la inspección en su presencia

Enmienda del protocolo: art. 96 del Código de Notariado.

Procedencia. Cuando en el protocolo se incurre en los errores de forma siguientes:

a- Alterar la numeración cardinal de los instrumentos,

b- Alterar la foliación,

c- Alterar el orden de la serie,

d- Dejar una página en blanco,

e- Inutilización de una hoja o lote del protocolo.

Trámite (Es mediante Jurisdicción voluntaria judicial)

1- El Notario solicita ante el Juez de Primera Instancia exponiendo las razones,

2- En caso de que proceda la enmienda, se hace constar en acta,

3- La certificación del acta se debe agregar entre los comprobantes del protocolo.

Archivo General de Protocolos

Regulación legal: Título IX del CN

Es una dependencia de la Presidencia del OJ

Funciones:

a- Registrar los mandatos…

b- Recibir y conservar los expedientes extrajudiciales de JV,

c- Recibir y conservar los testimonios especiales,

d- Recibir y conservar los protocolos depositados…

Director del AGP

Requisitos:

1- Notario colegiado activo y habilitado para el ejercicio de su profesión,

2- Ejercicio profesional por un periodo no menor de 5 años 

Algunas atribuciones del Director del AGP:

1- Extender testimonios de los instrumentos públicos que obren en el Archivo…,

2- Practicar la inspección de los protocolos en todo el departamento de Guatemala…,

3- Registrar los poderes…,

4- Extender recibos de todos los documentos y avisos que reciba de los notarios…,

5- No permitir que sean extraídos, aun con orden judicial, los protocolos, testimonios…

Ejemplo de aviso trimestral al AGP

Clave  C-500   

   

SEÑORA DIRECTORA GENERAL DEL ARCHIVO DE PROTOCOLOS

Para dar cumplimiento a lo establecido en el artículo 37 literal c) del Código de Notariado, doy aviso de que el último instrumento público autorizado por mí en el CUARTO TRIMESTRE del año dos mil dieciséis, fue la escritura pública Número DIEZ (10) de fecha veintiocho de septiembre de dos mil catorce.   

En la ciudad de Guatemala, 2 de enero del año dos mil diecisiete.     

  

Samuel Isaí Cancinos Morales

11 Avenida 18-42, zona 1, ciudad de Guatemala

55881207

Ejemplo de aviso al AGP de depósito del protocolo en otro Notario

Clave C-500

SEÑORA DIRECTORA DEL ARCHIVO GENERAL DE PROTOCOLOS

Samuel Isaí Cancinos Morales, Notario, con número de Colegiado 25000, en cumplimiento del artículo 27 del Código de Notariado, atentamente,

AVISO

Que me ausentare del país durante el período comprendido del 15 de diciembre de 2,016 al 25 de diciembre de 2016, por lo que el Protocolo a mi cargo quedará depositado en el notario Allan Marquez, cuya sede notarial está ubicada en la 5ta. Avenida 10-55 de la zona 1 de esta ciudad.

Guatemala, trece de diciembre de 2,016

Ejemplo de aviso al AGP de protocolización de documento proveniente del Extranjero

C-2312

Señora Directora del Archivo General de Protocolos de la Corte Suprema de Justicia

En cumplimiento de lo establecido en el artículo 40 de la Ley del Organismo Judicial, remito el siguiente:

AVISO

Del documento proveniente del extranjero:

1) Lugar y Fecha:       Ciudad y Estado de Sao Paulo, Brasil, 10 de diciembre de 2016.

2) Funcionario que autorizó: Samuel Isaí Cancinos Morales

3) Objeto del Contrato:          Contrato de Compraventa

4) Nombres y Apellidos de los Otorgantes: Miguel Ángel Paz Flores y Lidia Aracely Rojas Cáceres

5) Impuestos: El impuesto fue cubierto en el documento original

Guatemala, 14 de diciembre de 2016.

Lic. Samuel Isaí Cancinos Morales

11 Avenida 18-42 de la Zona 1, Ciudad de Guatemal

Papel sellado especial para Protocolos

Este tipo de papel es utilizado exclusivamente para la redacción de instrumentos públicos protocolares. El papel debe contener las características reguladas en el Acuerdo de Directorio 21-2012.

Impuesto. Las hojas de papel sellado especial para protocolos estan afectas al Impuesto de Papel Sellado Especial para protocolos, el cual es de Q10

Reformas. El Directorio de la SAT mediante Acuerdo de Directorio 6-2017 había modificado las características de la hoja de papel sellado especial para protocolos, sin embargo la Corte de Constitucionalidad suspendió provisionalmente dicho acuerdo.