Actas de Protocolación

15. EL ACTA DE PROTOCOLIZACIÓN

En la doctrina se le denomina ESCRITURA-ACTA

15.1. Definición. Es un instrumento público protocolar consistente en la incorporación material y jurídica que hace el Notario en el protocolo a su cargo de un documento, por mandato legal, a solicitud de parte interesada o por orden de un tribunal competente.

15.2. Documentos que se protocolizan, art. 63 CN

1. Los documentos o diligencias cuya protocolación este ordenada por la ley o por tribunal competente.

2. Los documentos privados cuyas firmas hubieren sido previamente legalizadas.

3. Los documentos privados sin reconocimiento o legalización de firmas.

En los casos previstos en el inciso 1, la protocolación la hará el notario por sí ante sí;

En los casos del inciso 2 bastara la comparecencia de la persona a cuyo favor se suscribirá el documento y

En los casos del inciso 3 es indispensable la comparecencia de todos los signatarios del documento. 

Documentos protocolizados por disposición de la ley:

a- Acta de matrimonio, art. 101 CC

b- Acta de protesto, art. 480 C. Co

c- Acta de inventario de aportaciones no dinerarias, art. 27 C. Co.

d- Acta de constitución de colegio profesional, art. 4 Ley de colegiación

e- Los mandatos y demás documentos que deban de inscribirse en los registros públicos, art. 38 LOJ

Documentos protocolizados por disposición de tribunal competente:

a- Auto que apruebe la división de la cosa común, art. 222 CPCyM,

b- Testimonio del testamento común cerrado, art. 472 CPCyM

c- Testimonio del testamento especial una vez formalizado, art. 477 CPCyM

15.3. Requisitos: Art. 64 del Código Notariado.

El acta de protocolación contendrá:

1. El número de orden del instrumento.

2. El lugar y la fecha.

3. Los nombres de los solicitantes, o trascripción den su caso, del mandato judicial.

4. Mención del documento o diligencia, indicando el número de hojas que contiene y el lugar que ocupa en el protocolo, según la foliación, y los números que correspondan a la primera y última hojas.

5. La firma de los solicitantes, en su caso, y la del notario.

Cuando el mismo Notario es el otorgante, su firma debe ir precedida de las palabras POR MI Y ANTE MI y  si firmaren los otorgantes y el notario, únicamente las palabras ANTE MI.

15.4. Formas de protocolizar

Mediante acta de protocolización y mediante cláusula de protocolización, esta última se realiza cuando en una escritura pública se convenga en la protocolización de documentos o diligencias relacionadas con ella.

15.5. Efectos jurídicos.

Si el documento protocolizado es ordenado por la ley o por tribunal competente sus efectos serán plenos. Sin embargo, si se trata de un documento privado, el único efecto jurídico que produce es la fecha de cuando fue protocolizado y la garantía de perdurabilidad y reproducción.