ACUERDO NÚMERO 041-002
EL PRESIDENTE DEL ORGANISMO JUDICIAL
CONSIDERANDO
Que el proceso de inscripción de notarios y
la custodia de la información en el sistema manual de registro de notarios, se
encuentran bajo la responsabilidad del Archivo General de Protocolos,
correspondiéndole a esta dependencia garantizar el adecuado uso, preservación y
actualización de la información respectiva;
CONSIDERANDO
Que el sistema manual de registro de notarios
que actualmente se lleva en el Archivo General de Protocolos adolece de ciertas
limitaciones que no le permiten ser eficiente y eficaz en la prestación de un
servicio importante para el ejercicio y control notarial; por lo que es
necesario actualizarlo y modernizarlo;
POR TANTO
Con base en lo considerado y en lo que para
el efecto preceptúan los artículos 2, numeral 3, 77, numeral 5 y 78 del Código
de Notariado y 55 , literales b), j), o) y p) de la Ley del Organismo Judicial;
ACUERDA:
ARTICULO 1. Registro Electrónico de Notarios.La información del
registro manual de notarios sustentada en expedientes, tarjetas y en libros
físicos existentes, será trasladada digitalmente a partir de la fecha que se
expresa en el presente Acuerdo, en forma electrónica para integrar así el
Registro Electrónico de Notarios, que incluirá la firma, sello y fotografía del
Notario.
ARTICULO 2. Características. El Registro
Electrónico de Notarios tendrán características siguientes: interactivo y ágil, acorde a la tecnología moderna; de fácil acceso
remoto; privacidad y confidencialidad de la información sensible; garante que
la información sensible sólo será conocida por el usuario legítimamente
autorizado que posea la clave de acceso.
ARTICULO 3. Contenido del Registro
Electrónico de Notarios. El Registro, Electrónico de Notarios conlleva la
modernización del registro manual de notarios creado por el Código de
Notariado, el cual será trasladado por el sistema digital toda la información
que obra en el actual registro manual de notarios y demás documentos de
archivo. Por medio del Registro Electrónico de Notarios, se archivará,
registrará, consultará y comunicará la información recibida, accesada,
procesada y desplegada, relacionada exclusivamente con notarios, a partir del
primer registro y sus posteriores actualizaciones.
ARTÍCULO 4. Dependencia autorizada. Se autoriza a la Dirección
del Archivo General de protocolos para integrar la información comprendida en
el registro manual de notarios al sistema digital; y autorizará el registro e
inscripción de los notarios que obtengan su primer registro, así como los que
modifiquen o actualicen. Tiene además la potestad para requerir a los Notarios
la información pertinente y para extender los documentos que le sean
requeridos. Corresponderá el Archivo,
coordinar, organizar y definir las normas y lineamientos para el apropiado y
seguro, funcionamiento, uso y preservación del Registro Electrónico de
Notarios.
ARTICULO 5. Actualización de la base de
datos.Se
faculta a la Dirección del Archivo General de Protocolos, para actualizar la
información del Registro Electrónico de Notarios, generada por la información
digitalizada que comprende la base de datos, firma, sello y fotografía de
notarios.
ARTICULO 6. Certificaciones.Toda reproducción por
cualquier medio que provenga del Registro Electrónico de Notarios, extendida
por el Archivo General de Protocolos, tendrá los mismos efectos legales de las
certificaciones extendidas manualmente por el citado Archivo.
ARTICULO 7. Información de uso restringido.La Dirección del
Archivo General de Protocolos, definirá con claridad, la información
clasificada como de uso restringido. En todo caso, se garantizará que dicha
información sea conocida exclusivamente por la persona legítimamente autorizada
a procesarla.
ARTICULO 8. Convenios para uso de
Información.La
Presidencia del Organismo Judicial, celebrará convenios que permitan el acceso
de la información que obra en el Registro Electrónico de Notarios. En el
convenio se garantizará el buen uso de la información.
ARTICULO 9. Servicios por Acceso a Distancia.Por el servicio de
conexión y el derecho de acceder a la información del Registro Electrónico de Notarios,
el Archivo General de Protocolos cobrará las cantidades que establezca la Corte
Suprema de Justicia mediante Acuerdo.
ARTICULO 10. Conversión del Registro Manual
de Notarios al Registro Electrónico de Notarios.A partir del uno de
julio del año dos mil dos, dejará de llevarse el registro de notarios en forma
manual debiéndose conservar y preservar los libros físicos y documentos en el
Archivo; a partir de esa misma fecha se autoriza el Archivo General de Protocolos
para llevar el registro de notarios en forma electrónica;
ARTICULO 11. Vigencia.El presente Acuerdo
entrará en vigencia inmediatamente y debe publicarse en el Diario Oficial.
Dado en el Palacio de Justicia, en la ciudad
de Guatemala el veintiocho de “junio de dos mil dos
COMUNÍQUESE,
Lic. Carlos Alfonso Álvarez
Presidente del Órgano Judicial
y de la Corte Suprema de Justicia
Eric Meza Duarte
Secretario General
Presidencia del Organismo Judicial
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