Ado. 324-2019 RECIT

MINISTERIO DE TRABAJO Y PREVISIÓN SOCIAL

Acuérdase emitir el siguiente INSTRUCTIVO PARA LA PRESENTACIÓN Y REGISTRO EN FORMA ELECTRÓNICA DE LOS CONTRATOS INDIVIDUALES DE TRABAJO.

ACUERDO MINISTERIAL NUMERO 324 – 2019

Guatemala, 25 de julio de 2019

EL MINISTRO DE TRABAJO Y PREVISIÓN SOCIAL

CONSIDERADO

Que el Decreto número 1441 del congreso de la República de Guatemala, el Derecho de Trabajo es un derecho de la persona y una obligación social, el cual se funda en principios de justicia social que garantizan la protección económica y jurídica de la persona, siendo la fijación de normas de cumplimiento obligatorio para empleadores y trabajadores, en los contratos individuales y colectivos de trabajo, uno de los derechos sociales mínimos que fundamentan la legislación del trabajo y la actividad de los tribunales y autoridades.

CONSIDERANDO

Que el Decreto 1441 del Congreso de la República de Guatemala, Código de Trabajo, establece que el Contrato Individual de Trabajo debe extenderse por escrito en tres ejemplares, uno para cada parte en el acto de celebrarse, y otro que el patrono está obligado a remitir a la Dirección General de Trabajo, directamente o por medio de la autoridad de trabajo más cercana, dentro de los quince días posteriores a su celebración, modificación o novación.

CONSIDERANDO

Que es necesaria la actualización de sistemas y acciones que permitan la modernización para la aplicación de las normas laborales vigentes, siendo la tecnología en la sociedad una realidad que no se puede ignorar y que por ende se debe revisar los conceptos y visiones tradicionales del mundo físico para adoptarlos al actual contexto del mundo digital. En congruencia con ello, la Ley para el Reconocimiento de las Comunicaciones y Firmas Electrónicas, Decreto 47-2008, del congreso de la República de Guatemala, aplicable a todo tipo de comunicación electrónica, transacción o acta jurídica, ya sea público o privado, expresamente faculta al Estado y sus instituciones para la utilización de las comunicaciones y firmas electrónicas, y asimismo, establece no se negarán efectos jurídicos, validez o fuerza obligatoria a una comunicación o a un contrato por la sola razón de que esa comunicación o ese contrato estén en forma de comunicación electrónica Y, en ese sentido es necesario la implementación de instrumentos jurídicos modernos que permitan el cumplimiento de la legislación laboral en Guatemala.

POR TANTO

En base a lo considerando, fundamentado en lo establecido en los artículos 1, 2, 101, 102 literal n), 103, 106 y 194 literales a) y f) de la constitución política de la República de Guatemala; 18 y 28 del código de trabajo, Decreto número 141 del congreso de la república de Guatemala; 22, 23, 27 literales a), c), d), f), y m), 40 literales a) y b), de la ley del organismo Ejecutivo, Decreto número 114-97 del Congreso de la República de Guatemala, 1, 5, 7, 8, 15 de la ley para el conocimiento de las comunicaciones y firmas Electrónicas, Decreto 47-2008 del Congreso de la República de Guatemala; y artículo 4 del Decreto 15-70 del Congreso de la República de Guatemala.

ACUERDA:

Emitir el siguiente:

INSTRUCTIVO PARA LA PRESENTACIÓN Y REGISTRO EN FORMA ELECTRÓNICA DE LOS CONTRATOS INDIVIDUALES DE TRABAJO

ARTÍCULO 1. Objeto y ámbito de aplicación. El presente instructivo tiene como fin la implementación de un sistema automatizado para la presentación y registro electrónico de los contratos individuales de trabajo, al cual todo empleador está obligado a hacer llegar a la Dirección General de Trabajo.

De toda comunicación y registro que se realice en forma electrónica, la información consignada en su texto, será accesible para su ulterior consulta, por lo cual, se establece que, de acuerdo a la ley, todo contrato individual de trabajo remitido en forma electrónica, tendrá, el mismo valor jurídico que los consignados o remitidos en forma física.

ARTICULO 2. Órgano responsable. El sistema automatizado de registro electrónico de contratos individuales de trabajo, estará a cargo del Departamento de Registro Laboral, de la Dirección General de Trabajo, el cual, será eminentemente registrador, velando únicamente por que dichos contratos cumplan los requisitos legales esenciales y que los mismos se ajusten a las leyes de trabajo y previsión social.

Cuando el Ministerio de Trabajo y previsión social lo estime conveniente, podrá delegar las funciones de registro de contratos individuales de trabajo, en las delegaciones departamentales que estime pertinentes.

ARTÍCULO 3. Obligatoriedad. A partir de la vigencia del presente instructivo, la Dirección General del Trabajo, a través del Departamento de Registro Laboral, se abstendrá de recibir contratos individuales de trabajo en forma física, es decir, impresos en papel, en todas las delegaciones departamentales; siendo única y exclusivamente su presentación en forma digital de acuerdo a los procedimientos establecidos en el presente instructivo. La Dirección de Sistema de Información (DISI) deberá tomas las consideraciones pertinentes para la digitalización de los contratos individuales de trabajo.

ARTÍCULO 4. Proceso de Registro. Todo empleador que desee registrar un contrato individual de trabajo, deberá hacerlo a través del Portal Web del Ministerio de Trabajo y Previsión Social debiéndose registrar, consignar los datos y adjuntar los documentos solicitados. Luego de obtener el acceso al registro electrónico de contratos, todo empleador podrá utilizar cualquiera de las siguientes modalidades:

a)    CONTRATO INDIVIDUAL DE TRABAJO FIRMADO POR LAS PARTES EN FORMA FÍSICA. El empleador deberá completar los campos correspondientes que para tal efecto indique el sistema, con el objeto final de subir al sistema una copia escaneada del contrato individual de trabajo firmado por las partes, en Formato de Documento Portátil) PDF por sus siglas en ingles).

b)    CONTRATO INDIVIDUAL DE TRABAJO FIRMADO POR LAS PARTES EN FORMA DIGITAL DE SISTEMA A SISTEMA. En todos aquellos casos en que el empleador y trabajador convengan de común acuerdo, podrán suscribir y firmar el contrato respectivo en forma digital, para ello el empleador podrá suscribir el contrato individual de trabajo en su propio sistema interno, ya que el Ministerio de Trabajo y Previsión Social a través de la Dirección de Sistemas de Información (DISI) brindara un token de acceso al sistema electrónico de contratos individuales de trabajo para facilitar la recepción y registro de los mismos.

Para los efectos del cumplimiento de la literal anterior, los empleadores que opten por dicho procedimiento, deberán contar con la correspondiente firma electrónica avanzada, y además con los sistemas y programas adecuados para brindar la mayor certeza jurídica posible, adecuándose en lo que fuere aplicable a lo que para el efecto, establece la Ley para el Reconocimiento de las Comunicaciones y Firmas Electrónicas, Decreto número 47-2008 del Congreso de la República de Guatemala.

En ambos casos, la Dirección General de Trabajo, a través del Departamento de Registro Laboral, enviará inmediatamente una constancia en la que indicará que el contrato ha sido recibido; por lo que en un plazo no mayor de tres (3) días hábiles, el empleador deberá ingresar al portal web del Ministerio de Trabajo y Previsión Social en donde encontrará el contrato individual de trabajo debidamente registrado. Tanto la constancia de recepción y registro de contrato llevara un código de barras de respuesta rápida (QR), para darle certeza y seguridad al documento.

Artículo 5. Calificación. El Departamento de Registro Laboral, se encuentra legalmente facultado para realizar la calificación de los contratos individuales de trabajo, únicamente porque dichos contratos cumplan los requisitos ilegales esenciales y que los mismos se ajusten a las leyes de trabajo y previsión social.

En caso que el Departamento de Registro Laboral determine la infracción a las leyes laborales o la omisión de requisitos legales, constitutivos de faltas laborales, registrará el contrato individual de trabajo dando aviso a la Inspección General de Trabajo con las observaciones pertinentes acerca de la posible infracción u omisión para los efectos que en derecho correspondan.

Artículo 6. El ministerio de trabajo y previsión social, asignara el personal administrativo que sea necesario, a cargo del Departamento de registro Laboral, como dependencia de la Dirección General de Trabajo, para la implementación y el correcto funcionamiento del registro electrónico de contratos individuales de trabajo, realizando las transferencias que sean necesarias o el traslado presupuestario, para los defectos del debido cumplimiento del presente acuerdo. Para tal efecto el ministerio de trabajo y previsión social, a través de la Dirección de sistemas de información (DISI) deberá tomar las consideraciones pertinentes para el resguardo y digitalización de los contratos individuales anteriores a la implementación del sistema.

Artículo 7. Se deroga el acuerdo Ministerial número 242-2015, de fecha dieciséis de diciembre del año 2015.

Artículo 8. Vigencia. El presente Acuerdo suerte sus defectos a partir del día nueve (9) de septiembre del año 2019.

COMUNÍQUESE

GABRIEL VLADIMIR AGUILERA BOLAÑOS

MINISTRO DE TRABAJO Y PREVISIÓN SOCIAL

Licda. Mellina Beatriz Salvador Ajcuc

Secretaria General

Ministerio de Trabajo y Previsión Social